公司档案管理规章制度范文
科学合理的制度能够有效地规范政府行为，显著提高政府工作效率，同时降低行政成本。优秀的公司档案管理规章制度范文是什么样的？下面给大家带来公司档案管理规章制度范文，供大家参考。
公司档案管理规章制度范文篇1
为进一步加强档案管理工作，夯实档案工作基础，切实提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《干部人事档案工作条例》，现制定管理办法如下：
本办法适用于我县机关事业单位副科级以下的管理人员、专业技术人员和工勤人员的档案管理工作，实行单位一把手负责制，选配政治素质好、作风正派的专门工作人员(以下简称人事干部)负责本单位档案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保证人员相对稳定。
档案工作应遵循五大原则，即党管干部、党管人才，依规依法、全面从严，分级负责、集中管理，真实准确、完整规范，方便利用、安全保密。
各单位人事干部主要负责本单位档案材料的收集、整理、移交和保管保密的工作，负责本单位档案的查(借)阅等档案利用工作，负责接交的档案材料真实准确，完整规范，坚决杜绝非专职人员办理档案相关事宜。
一、档案内容
档案材料主要涉及干部职工工作及学习过程中形成的供组织考察的各类资料，包括十大类：一是履历类材料，二是自传和思想类材料，三是考核鉴定，四是学历学位、职称、论文、培训，五是政审、审计类，六是党、团材料，七是表彰奖励材料，八是处分材料，九是工资、任免、招工、入伍、考察、职级并行、出国(境)审批，十是报到(派谴)证、计生材料。
二、档案管理
档案管理包括档案材料的收集、鉴别、整理和接交。
收集档案材料时应确保收集材料属归档范围，确保收集材料填写规范、真实完整。具体要求：①档案材料应当为原件;②档案材料载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸，用黑色的中性笔填写(或打印);③属成套材料的，必须头尾完整。
经鉴别，符合归档范围的材料自材料形成之日起一个月内按要求履行移交手续送交档案室。自文件下发之日起，未及时移交的档案材料，档案室不再接收。
三、档案利用
档案利用主要包括查(借)阅、复制和摘录等。严禁拍摄复印档案内容，因工作需要取证的，经审查批准后方可复印。
查(借)阅档案一般要求2名以上共产党员按程序申请，
由档案室根据规定，确定是否提供和提供什么材料。严禁个人查(借)阅本人及其直系亲属的档案。档案一般不外借。确因工作需要外借的，由借阅单位履行审批手续，限期归还，不得转借。
查档(含复制、摘录)程序：查阅单位填写《查阅档案审批表》，经单位和主管单位负责人同意后，报档案室分管领导审批，人事干部持本人二代身份证及审批后的《查阅档案审批表》到档案室办理。不得凭借调查证明材料介绍信查档。
公司档案管理规章制度范文篇2
第1条档案的管理：
(一)办公室是档案的执行管理部门,并由专人负责档案管理;
(二)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档;
(三)档案管理人员坚持文书随时立卷归档,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作,档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料;
(四)档案管理使用专用电脑,建立电子档案和索引目录以备科学查档;未经办公室同意,其它员工一律不得擅自使用。
第2条档案归档范围：
(一)公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;
(二)政府、项目批文、合同,公司董事会形成的文件材料;
(三)反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等);
(四)资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等);
(五)公司制度体系、会议纪要、内部发文(工作流程、公司决定等),发展规划、工作总结等;
(六)工程进度计划控制文件(含业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸,工程部门留用复印件备份等;
(七)公司各部门年度工作计划(财务资金计划由财务部归档);
(八)公司有效证照、证件;
(九)具有法律效力及保存价值的文件;
(十)公司重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
(十一)员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;
(十二)公司获得的各种社会荣誉资料;
(十三)会计统计、年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关财务类文件材料(此类档案由公司财务部自行保管存查);
(十四)组织人事教育培训、员工变动表、花名册、教育培训;
(十五)其他需要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
第3条档案立卷要求：
(一)办公室应及时做好档案归档分类保管工作;财务和物业应自行及时的将需归档的文件、报表等材料整理立卷以便存查;
(二)公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料,如材料还需使用,也应向交办公室立卷归档后再办理借阅手续;各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交归档的文件材料;
(三)各部门向办公室提交档案时,要严格履行移交手续;档案管理人员按文件材料分类造册,并在存档资料表上注明移交人、存档人、存档时间;
(四)档案立卷要求遵循公司档案的形成规律和特点,保持档案质检的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用;
(五)卷内档案材料应按材料排序,依次编写页号;
(六)有关卷内材料的情况说明,都应逐填写在目录备注内;
(七)案卷封面,应逐项按规定用钢笔或签字笔书写,字迹要工整、清晰。
第4条档案归档时间:
(一)公司每半年进行一次集中清理归档工作并作出归档结论;
(二)财务部门需按时间要求将档案归档清整结论情况以书面形式报总经理批示后交办公室存查;
(三)物业公司档案按公司工作要求清整情况及结论报办公室存查;根据公司要求独立建立清查归档并将结果书面报办公室存查。
第5条档案的借阅:
(一)借阅档案需按规定办理借阅手续,在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换、撕毁等损坏档案行为,并应及时归还。
(二)各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿,方可借阅;
(三)公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门负责人批准,否则不予借阅;
(四)借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销;
(五)借阅档案的人员,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司总经理批准;
(六)借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过10天;档案管理责任人需追述借阅归还并做好记录;
(七)借阅人对档案要妥善保管,不得遗失;
(八)凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理;
(九)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务同意并报总经理批准。外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经总经理同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经总经理同意方可办理。
第6条档案保密级别:
(一)档案分一般档案和密级档案两类。档案的密级由公司总经理核定签注;
(二)有密级的档案需经公司总经理或授权办公室主任同意翻阅和复印使用;
(三)有密级档案只限档案管理员管理;
(四)一般档案管理,属业务工作使用范畴,对内予以及时提供利用;对外按借阅手续经办公室主任批准办理。
公司档案管理规章制度范文篇3
第一章总则
第一条为充分发挥x城房地产集团有限公司(以下简称公司)项目档案在工程建设、管理、维护及综合验收中的作用,确保项目档案资料的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规,结合本公司实际,特制定本制度。
第二条项目档案是指公司开发房地产项目整个过程中形成的项目工程技术类档案资料。主要由建设工程前期文件资料、施工技术文件资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料等六个部分组成。
第三条综合管理部为公司项目档案管理的归口管理部门,负责项目档案管理及个分、子公司项目档案管理的指导工作。综合管理部、前期管理部负责工程前期文件的收集、整理、归档工作;项目工程部负责施工技术资料、竣工图、竣工测量文件资料、建设(施工)监理资料、声像资料的收集、整理、审核、组卷等具体实施工作。
第四条本制度适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股项目公司、专业公司参照执行。
第二章档案的分类
第五条建设工程前期文件资料
(一)可行性研究资料
1、项目建议书及批复;
2、可行性研究报告及批复;
3、项目评估意见;
4、环境影响报告书(表);
5、设计任务书、计划任务书;
6、选址意见书。
(二)基础、设计、施工前准备资料
1、基础资料
(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明;
(2)地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物、测量定位及观察记录;
(3)水文、气象、地震等其他设计基础资料。
2、设计文件
(1)初步设计文件资料:总平面图、平面图、立面图、剖面图、设计说明书、工程概算、工艺设备初步设计;
(2)技术设计:建筑、结构、给排水、采暖、通风设备等图样,说明书、工程预算、计算书、材料表等;
(3)施工设计:施工图、施工说明、设计计算书、施工预算;
(4)经过批准的施工图审查报告、施工图审查批准书。
3、施工准备资料
(1)征用土地批准文件及红线图;
(2)拆迂文件、补偿安置协议书;
(3)环保、卫生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蚁防治、城建档案等部门审查意见书及认可文件资料;
(4)水、暖、电、有线电视、煤气供应协议书;
(5)建设工程规划(规划用地)许可证(附图、附件),施工许可证;
(6)工程项目参加单位(设计、勘察、施工、监理单位)工程项目材料的采购招标、投标、中标文件资料及合同、协议、工程质量监督委托书等。
第六条施工技术文件资料
(一)开工报告,停工、复工报告;
(二)施工组织设计、施工方案;
(三)图纸会审纪要;
(四)工程技术、质量、安全措施交底;
(五)工程定位放线、测量记录、验线记录;
(六)土壤试验记录、试桩记录、打桩记录、桩位复核记录、桩承载试验记录、桩位竣工总平面图;
(七)地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录;
(八)基础、主体中间验收记录,构件吊装记录;
(九)混凝土施工日记;
(十)技术复核记录;
(十一)隐蔽工程验收记录(包括安装工程);
(十二)工程沉降观测、变形观察记录;
(十三)主要建筑安装材料、设备出厂合格证、试验报告;
(十四)构件合格证;
(十五)砂浆、混凝土试块试验报告;
(十六)水、暖、电气等设备工程检查、试验、运行调试记录;
(十七)工程变更设计联系单;
(十八)混凝土缺陷修补记录、补强记录;
(十九)工程质量事故及处理材料;
(二十)其他特种记录(沉井、沉箱等);
(二十一)单位工程竣工验收记录;
(二十二)单位工程质量综合评定表;
(二十三)分项、分部工程质量评定表;
(二十四)竣工报告;
(二十五)交工验收材料;
(二十六)设计、勘察、施工、监理工程质量合格鉴定资料;
(二十七)施工技术总结,工程监理总结,工程试运行记录;
(二十八)工程竣工验收会议纪要、备案表;
(二十九)工程质量监督报告;
(三十)工程质量保修书;
(三十一)工程决算、决算审计。
第七条竣工图文件
(一)建筑安装工程
l、各类建筑、结构专业图;
2、各类电气专业图;
3、电信专业图;
4、煤气专业图;
5、各类给、排水工程专业图;
6、供热、冷专业图;
7、有关消防、抗震、楼字智能、电梯、工艺等竣工图。
(二)地下管线工程
1、总平面图;
2、纵断面图、横断面图、结点详图;
3、构筑物结构图;
4、各种管线特征点图;
5、管网综合图。
第八条竣工测量文件资料
(一)综合性资料
1、竣工测量(地形、地下管线)技术资料;
2、竣工测量施测方案;
3、竣工测量技术总结及测量精度分析;,
4、竣工测量所用仪器的各种检测资料。
(二)控制资料
1、管线控制,加密控制点的观察手簿
2、光电测距记录;
3、水准观测手簿;
4、平面、立面求算值的计算书;
5、控制点分布略图、成果表。
(三)地形测量资料
l、地形及各种地下管线绘原图、印刷原图;
2、图根点及碎部座标的观测手簿及成果计算书。
第九条建设(施工)监理资料
(一)由施工单位提供的施工组织设计(施工方案)报审表;
(二)监理规划、监理细则;
(三)监理通知、不合格工程项目通知;
(四)工程延期、费用索赔审批表;
(五)工程部分暂停报告;
(六)工程移交证书。
第十条声像资料。主要记录和反映工程开工、施工及竣工各阶段中重大事件、主要环节的声像资料。如反映工程全貌的变化、方案论证、领导视察、隐蔽、基础施工局部(全貌)、重大技术和工艺施工、安装等有关照片、图像、录音材料及文字说明。
第三章档案的收集和归档
第十一条在项目建设过程中,综合管理部、前期管理部、项目工程部应在各自的职责范围内负责项目建设资料的形成、积累、整理和保管工作。及时将办理完毕或有关人员保存的文件资料收集齐全,加以整理,以确保资料的完整
第十二条有关人员在收集、整理档案资料时,应按城建档案技术标准严格把好质量关。
第十三条档案资料上所反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符,做到字迹清楚、图面整洁、规格统一、反差良好、签字手续完备。
第十四条凡由易褪色书写材料(如复写纸、热敏纸等)形成的文件资料应附复印件。
第十五条档案文件资料不得用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔)书写、绘制。
第十六条照片(含底片)和声像材料,要求图像清晰,声音清楚,解说与画面同步,照片与声像材料的文字说明准确精炼;电子档案(软盘、光盘等)应符合国家有关标准。
第十七条在整理档案资料时,遇下列情况,应要求责任部门进行重新制作:
(一)一张图纸上改动部分超过图面35%或改绘后致使图面混乱、模糊、分辨不清的图(表);
(二)使用破损、受过光照图面不清、纸张有明显油渍、水渍和有霉变的图纸或资料;
(三)结构、工艺、平面位置(或局部)改变,无法在原图上通过修改来反映的;
(四)管线平面位置变动(长度超过总长的五分之一,线位平移超过2m),构造形式改变,断面尺寸变化,竖向位置变动等;
(五)未按施工图位置施工的管线工程。
第十八条所有竣工图应有竣工图章。竣工图章尺寸为70ram×50ram,内容有:编制单位名称、编制人、技术负责人和编制日期。签字要求填写清楚、齐全,不得代签。
第十九条有关人员收集的设计、勘察、施工、监理等单位的档案资料须两套以上,原则以工程合同规定为准。
第四章档案的组卷和移交
第二十条组卷要遵循项目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,分类科学、组卷合理。
第二十一条项目技术文件资料要按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、消防、环保顺序组卷;项目管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件组卷。
第二十二条施工技术文件资料要按管理、依据、施工安装记录、检测实验、审定证明排列;竣工图按专业、图号排列;文字在前、图样在后。文字装订、图纸不装订。
第二十三条案卷文字材料要用线绳三孔装订;图纸统一折叠成四号图纸规格:297mm×2lomm。
第二十四条案卷必须填写卷内目录、备考表和封面、脊背;编写案卷页号,页号位置是文件资料正面右下角,双面书写文件资料背面为左下角。
第二十五条项目档案资料统一采用卷盒。外表尺寸为3lomm×220mm。厚度分别为20ram,30ram,40ram,50ram等四种。
第二十六条项目档案数量一般为两套。一套由公司留存;另一套报送城建档案馆。
第二十七条在项目完成综合验收后6个月内,综合管理部应主动与当地政府城建部门联系,办理项目档案移交手续。并配合城建档案馆对移交档案资料的清点、审核、整理、立卷,入库等工作。
第二十八条移交项目档案时应如实填写《移交书》,《移交书》等相关文件资料均应归入公司文书档案。
第五章附则
第二十九条本制度由综合管理部负责解释和修订。
公司档案管理规章制度范文篇4
档案归档制度
一、文件材料的归档要求：
1、公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
8、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
11、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）
三、归档时间：
1、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2、凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4、工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5、每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7、荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8、声像档案在每次活动结束后整理归档。
9、相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
10、外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11、变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12、公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
档案查（借）阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1、凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2、本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
3、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4、外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
档案的保密制度
1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
2、非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。
3、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
4、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
5、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
6、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
7、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
档案库房管理制度
一、档案入库检查：
1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。
2、入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。
3、定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
二、档案库房管理：
1、档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。
2、档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3、库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。
4、避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5、库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。
6、库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。
7、库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8、档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9、对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。
10、每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。
档案鉴定、销毁制度
1、根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
2、保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
3、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
4、档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
5、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。
档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字
档案保管统计制度
一、档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。
二、档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。
三、建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
四、做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
综合档案室主任职责
一、认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。
二、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。
三、检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。
四、组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。
五、定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。
六、组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。
七、负责综合档案与各部门分公司的工作协调。
档案工作人员岗位职责
一、认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
二、负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
三、积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
四、做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
五、严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
六、负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
公司档案管理规章制度范文篇5
第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。
第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。
第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。
第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。
第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。
第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。
第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。
第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。
第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的.，应按要求归档。
第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。
第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。
公司档案管理规章制度范文篇6
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，平放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
公司档案管理规章制度范文篇7
一、目的
更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历
员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案规定
1、基础管理
1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。
1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。
1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。
1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。
1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。
2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。
2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意
3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。
4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
公司档案管理规章制度范文篇8
一、工程档案管理制度
1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密守则。
2、各类档案应按系统分类：强电、弱电、空调、机管，统一存放档案盒并贴上标签。
3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。需销毁的资料应由总工程师及系统工程师组成鉴定小组研究后决定。
4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。
二、维修档案管理制度
1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理。
2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。
3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。
5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。
6、文员每月对维修档考试大案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。
7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。